Nos Statuts

[Ambre]

Le cercle des lunes

Titre I - CONSTITUTION – OBJET – SIEGE SOCIAL – DUREE

Article 1 : Constitution et dénomination
Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901, ayant pour titre : le cercle des lunes

Article 2 : Objet
L’association a pour objet de développer et pratiquer l’expression théâtrale d’improvisation dans un cadre ludique ainsi que de promouvoir cette activité auprès du grand public. Dans ce cadre, toute propagande politique ou tout prosélytisme religieux sont interdits en son sein.
L'association se garde le droit de faire partie d’une fédération ou d’aucune fédération comme cela a déjà été le cas.
Pour information ; sur l’exercice 2015-2016 L'association est membre de la Fédération Camarilla Française, union d'associations régie par la loi 1901, statuts déposés en Sous-Préfecture de Nantua (01) le 30/12/99, parution au J.O. n°5 du 29/01/2000.
Pour les exercices suivants, le choix d’être fédéré ou non dépendra du vote de ce point en AG.

Article 3 : Moyens d’action
Les moyens d’action de l’association sont notamment la publication de bulletins d’informations, de périodiques, la diffusion de documents ludiques ou techniques, l’organisation de manifestations sous la forme déguisée ou autres et, en général, toutes initiatives pouvant aider à la réalisation de l’objet de l’association.

Article 4 : Siège Social
Le siège social est fixé par convention à la mairie de Vaux-le-Pénil.
Il pourra être transféré par simple décision du Conseil d'Administration et sera alors notifié dans le Règlement Intérieur dans l'attente de la modification des statuts.

Article 5 : Durée
La durée de l’association est illimitée.

Titre II - COMPOSITION

Article 6 : Composition
L’association se compose de membres actifs, de membres passifs et de membres d’honneur.

a) Le statut de membres actifs
Sont appelés membres actifs, les membres de l’association qui participent régulièrement aux activités
et/ou contribuent activement à la réalisation des objectifs de l’association.
Ils s’acquittent de la cotisation annuelle.
Ils sont éligibles et électeurs à partir de trois mois de présence dans l’association.

b) Le statut de membres passifs
Sont appelés membres passifs, les membres de l’association qui soutiennent l'association.
Ils s’acquittent de la cotisation annuelle minorée.
Ils sont éligibles à partir de six mois de présence dans l’association mais non électeurs.

c) Les membres d’honneur
Ce titre est honorifique et non un statut au sein de l’association.
Ce titre peut-être décerné par l’Assemblée Générale sur proposition du Conseil d’Administration aux personnes qui rendent ou ont rendu des services importants à l’association.
Ils sont dispensés du paiement de la cotisation pour l’année suivante de leur nomination.
Au-delà, s’ils ne cotisent pas de nouveau, ils seront par défaut considérés comme membres passifs.

Article 7 : Cotisations
La cotisation est due par tous les membres de la l’association.

Article 8 : Conditions d’adhésion
Toute demande d’adhésion devra être formulée par écrit par le demandeur (fiche d’inscription annuelle). Toutefois, pour pouvoir faire partie de l’association, le demandeur doit avoir 16 ans minimum. Les mineurs devront accompagner leur demande d’une autorisation parentale.
Chaque membre prend l’engagement de respecter les présents statuts qui lui sont communiqués à son entrée dans l’association.

Article 9 : Perte de la qualité de membre
La qualité de membre se perd :
1) Par décès ;
2) Par démission adressée par écrit au Président de l’association ;
3) Par exclusion prononcée par le Conseil d’Administration pour infraction aux présents statuts,
infraction au règlement intérieur ou motif grave portant préjudice moral ou matériel à l’association ;
4) Pour non-paiement de la cotisation.
Avant la prise de la décision éventuelle d’exclusion ou de radiation, le membre concerné est invité
préalablement, par lettre recommandée, à fournir des explications écrites au Conseil d’Administration.

Titre III - ADMINISTRATION ET FONCTIONNEMENT

Article 10 : Conseil d’Administration
L’association est dirigée par un Conseil d’Administration composé d’un minimum de 4 membres actifs et d’un maximum de 8 membres actifs de l’association. Les membres du conseil d’administration sont élus pour un an par l'Assemblée Générale et sont rééligibles.

Les postes composant le Conseil d’Administration sont :
- Président
- Vice-président (facultatif)
- Secrétaire (facultatif)
- Trésorier
- Conteur Référent (poste fédéral)
- Correspond Fédéral (poste fédéral)
- Membre(s) du Conseil d’Administration élu(s) parmi les membres actifs (facultatif et limité)

Le cumul de poste est possible sauf les postes de Président, Vice-président et Trésorier qui doivent forcément être tenus par des membres différents.
La limite de cumul des postes fédéraux est définie dans les R.I. de la Fédération.
Les postes suivants doivent être pourvus pour pouvoir continuer l’AG : le Président et le Trésorier.
En cas de vacance, le Conseil d’Administration pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres. Les pouvoirs des membres ainsi élus prennent fin à l’époque où devrait normalement expirer le mandat des membres remplacés.

Article 11 : Accès au Conseil d’Administration
Est éligible au Conseil d’Administration tout membre de l’association ayant un temps de présence dans
l’association minimum défini par son statut de membre actif ou passif. Le vote par procuration est
autorisé.

Article 12 : Réunions du Conseil d’Administration
Le Conseil d’Administration se réunit chaque fois qu’il s’avère nécessaire.
L’ordre du jour est défini avant les réunions et partagé entre les membres qui peuvent le faire évoluer au besoin.
Le Conseil d’Administration échange via un outil de communication à distance commun à l’association pour discuter des sujets dont il a la charge.
Les votes sont faits à mains levées ou via ce même outil communication à distance commun à l’association. En cas d’égalité lors du vote, la voix du président est prépondérante. Toutefois à la demande du tiers au moins des membres présents, les votes doivent être émis au vote secret.
La présence de la moitié au moins de ses membres est nécessaire pour que le Conseil d’Administration puisse délibérer valablement.
Les délibérations et résolutions du Conseil d’Administration font l’objet d’un procès-verbaux signés par le Président et le Secrétaire, à défaut, un second membre du Conseil d’Administration.

Article 13 : Exclusion du Conseil d’Administration
Tout membre du Conseil d’Administration qui aura manqué, sans excuse, trois réunions consécutives, sera considéré comme démissionnaire. Il sera remplacé conformément aux dispositions de l’article 10 des statuts.

Article 14 : Rétributions
Les membres du Conseil d’Administration ne peuvent recevoir aucune rétribution à raison des fonctions qui leur sont confiées. Toutefois, les frais et débours occasionnés par l’accomplissement de leur mandat leur sont remboursés au vu des pièces justificatives. Le rapport financier présenté à l’Assemblée Générale Ordinaire doit faire mention des remboursements de frais de mission, de déplacement ou de représentation payés à des membres du Conseil d’Administration.
Si le président se déplace juste pour l’AG de la Fédération, tout ou partie de ses frais de transports sont pris en compte selon les possibilités budgétaires de l’association, mais s’il participe à la Partie Nationale qui y est associée, ces frais ne sont pas à la charge de l’association.

Article 15 : Pouvoirs
Le Conseil d’Administration est investi d’une manière générale des pouvoirs les plus étendus pour prendre toutes les décisions qui ne sont pas réservées à l’Assemblée Générale Ordinaire ou à l’Assemblée Générale Extraordinaire.
Il propose à l’Assemblée Générale de potentiels membres d’honneur.
Il se prononce sur toutes les admissions des membres de l’association. C’est lui également qui prononce les éventuelles mesures d’exclusion ou de radiation des membres.
[Rappel à la loi : La liberté d'adhésion n'est pas un droit à l'adhésion. Une association a libre choix de ses membres. Elle peut rejeter une demande d'adhésion sans avoir à se justifier.
Attention cependant : un refus d'adhésion est abusif s'il est entouré de circonstances injurieuses ou vexatoires. Dans ce cas, le candidat peut demander réparation en réclamant des dommages et intérêts.
Remarque : Le rejet d'une demande de renouvellement d'une adhésion s'analyse comme une exclusion, c'est à dire comme une sanction disciplinaire. Les procédures d'exclusion devront donc être mises en œuvre.
Une association peut fixer des conditions pour l'admission de ses membres. Les conditions requises ne doivent pas établir une discrimination en fonction de l'origine, du sexe, de l'état de santé, de l'appartenance ou non à une nation, une race ou une religion (Article 225-1 du Code pénal). Toutefois, ce principe de non discrimination doit s'entendre de façon raisonnable. Par exemple, une association cultuelle peut réserver l'adhésion aux adeptes de sa religion.
Toute personne revendiquant la qualité de membre d'une association doit pouvoir justifier :
• avoir fait acte de candidature,
• avoir été acceptée par l'association.]

Article 16 : Rôle des membres du CA
a) Le Président
Il représente l’association dans tous les actes de la vie civile. Il a, notamment, qualité pour ester en justice au nom de l’association. Le Tribunal compétent pour toutes actions concernant l’association est celui du domicile du siège de cette dernière.
En cas d’empêchement, il peut donner délégation à un autre membre du Conseil d’Administration.
Cependant, en cas de représentation en justice, il ne peut être remplacé que par un mandataire agissant en vertu d’une procuration spéciale.

b) Le Vice-Président
Il assiste le Président dans ses tâches.
Le Vice-Président supplée au Président en cas d’absence de celui-ci.
En cas de vacance de la présidence, le Vice-Président prend la place de Président et assume ce rôle jusqu’à la fin du mandat.

c) Le Secrétaire
Il est chargé de tout ce qui concerne la correspondance. Il rédige les procès-verbaux tant des Assemblées Générales que des réunions du Conseil d’Administration. C’est lui aussi qui tient le registre spécial prévu par la loi du 1er juillet 1901. A défaut, les membres du Conseil d’Administration pourront se répartir les tâches du secrétaire selon les modalités qu’ils définiront entre eux.

d) Le Trésorier
Il tient les comptes de l’association. Il est aidé par tous comptables reconnus nécessaires. Il effectue tous paiements et perçoit toutes recettes sous la surveillance du Président.
Il tient une comptabilité probante régulière de toutes les opérations tant en recettes qu’en dépenses qu’il tient à disposition du Conseil d’Administration. Il rend également compte de sa gestion lors de chaque Assemblée Générale annuelle appelée notamment à statuer sur les comptes.

e) le Conteur Référent
Il s'entoure d’une équipe de conte afin d’assurer la bonne réalisation de l’objet de l’association.
En tant que poste fédéral, il participe activement au Cercle des Conteurs de la Fédération.

f) le Correspondant fédéral
Il assure des échanges administratifs de manière complète, objective et réactive entre la Fédération et l’association de manière réciproque. En cas d’indisponibilité du président de l’association, il représente son association au sein du Conseil d’Administration de la Fédération. Il est le garant de la communication fédérale et de la gestion de ces informations.

g) Tout autre membre du CA
Il participe activement à la vie du Conseil d’Administration. Il peut se voir attribuer une mission particulière par le Conseil d’Administration.

Article 17 : Équipe de Conte
Afin d’assurer la bonne réalisation de l’objet de l’association ; l’association élit pour une saison un conteur référent en Assemblée Générale.
Le conteur référent candidat doit présenter aux membres de l’association un dossier de Conte qui présente l’équipe et les grandes lignes de son projet de conte au moins un mois avant l’Assemblée Générale, pour que cette dernière puisse l’étudier.
L’équipe de Conte aide les membres à créer leur personnage, gère les intrigues animant la Chronique de la Cité, fait respecter le cadre de jeu ainsi que l’ensemble des règles et se charge des problèmes inhérents au conte. Elle prend toutes les décisions concernant le conte local dans le respect de ses engagements envers la Fédération.

Article 18 : Coordinateur Fédéral
Il est élu par l’Assemblée Générale.
Il transmet aux membres de l’association toute information utile venant de la Fédération et des autres associations membres de la Fédération, par exemple les différentes dates de parties, les annonces officielles, les lettres d’informations, etc...
Il centralise les informations concernant la mobilité des membres de l’association dans d'autres associations membres de la Fédération. Il doit être le contact obligatoire dans le cadre des déplacements des membres de l’association.
Il a la charge d’inscrire et de désinscrire les membres de l’association sur la partie coordination de la Fédération.

Article 19 : Conditions d'admission en événement organisé
Le Conseil d’Administration se réserve le droit d'admettre ou de refuser toutes personnes fédérées provenant d'une autre cité ou non adhérente à aucune cité fédérée. Le Conseil d'Administration devra justifier sa décision en cas de refus.

Article 20 : Dispositions communes pour la tenue des Assemblées Générales
Les Assemblées Générales peuvent être réalisées soit en physique, soit en distanciel via un outil de communication à distance commun à l’association.
Les Assemblées Générales se composent de tous les membres de l’association.
Les Assemblées Générales se réunissent sur convocation du Conseil d’Administration.
Seuls auront droit de vote les membres actifs présents ou représentés par tiers qui détient un pouvoir nominatif selon les conditions définies par l’article 6.
Les pouvoirs doivent indiquer le Nom et Prénom du membre qui est représenté et le Nom et Prénom du membre qui le représente. Le nombre de pouvoirs par personne est limité à deux par membres présents.
Seules sont valables les résolutions prises par l’Assemblée Générale sur les points inscrits à son ordre du jour.
Les votes sont faits à mains levées ou via l’outil communication à distance commun à l’association.
Toutefois à la demande du tiers au moins des membres présents, les votes doivent être émis au vote secret.
Au début de chaque Assemblée Générale, un président de séance ainsi que qu’un secrétaire de séance sont élus par l’Assemblée Générale.
Les délibérations et résolutions des Assemblées Générales font l’objet de procès-verbaux qui sont inscrits sur le registre des délibérations des Assemblées Générales et signés par le Président et le Secrétaire, à défaut, un autre membre du Conseil d’Administration.
Les procès-verbaux listent les membres présents et représentés lors des Assemblées Générales.
Pour qu’une Assemblée Générale puisse être ouverte le quorum doit être atteint.
Le quorum est égal à la moitié des membres de l’association plus un.
Si le Quorum n’est pas atteint, l’Assemblée Générale est reconduite 30 minutes plus tard avec pour représentant les membres présents ou représentés par des membres présents.

Article 21 : Nature et pouvoirs des Assemblées Générales
Les Assemblées Générales sont ordinaires ou extraordinaires.

Article 22 : Assemblée Générale Ordinaire
Au moins une fois par an, les membres de l’Association sont convoqués en Assemblée Générale Ordinaire dans les conditions prévues à l’article 20.
Les convocations à l’Assemblée sont adressées aux membres de l’association au moins un mois à l’avance par tout support que le Conseil d’Administration jugera nécessaire. Doivent figurer la date, l’heure et le lieu (ou support).
L’ordre du jour est prévu et fixé par les soins du Conseil d’Administration. Il est adressé aux membres de l'association quinze jours avant la date de l’Assemblée. Tous membres de l’association peuvent avant l’envoi de l’ordre du jour, proposer des points qui seront soumis au vote de l’Assemblée Générale Ordinaire. Tout point qui n'aurait pas été ajouté à l'ordre du jour ne pourra pas faire l'objet de vote.
L’Assemblée entend les rapports sur la gestion du Conseil d’Administration notamment sur la situation morale et financière de l’association, et sur l’activité de l’équipe de Conte.
L’Assemblée, après avoir délibéré et statué sur les différents rapports, approuve les comptes de l’exercice clos, vote le budget de l’exercice suivant et délibère sur toutes les autres questions figurant à l’ordre du jour.
Elle pourvoit au renouvellement des membres du Conseil d’Administration dans les conditions prévues aux articles 10 et 11 des présents statuts.
Elle pourvoit aussi au renouvellement des postes fédéraux qui ne sont pas au Conseil d'Administration.
Elle fixe le montant de la cotisation annuelle à verser par les membres de l’association.
Les décisions de l’Assemblée Générale Ordinaire sont prises à la majorité des membres présents. En cas d’égalité, c’est la voix du Président qui emporte la décision.

Article 23 : Assemblée générale extraordinaire
Les convocations à l’Assemblée sont adressées aux membres de l’association au moins quinze jours à l’avance par tout support que le Conseil d’Administration jugera nécessaire. Doivent figurer la date, l’heure et le lieu (ou support).
L’Assemblée se réunit également sur la demande des membres représentant au moins le quart des membres de l’association. Dans ce cas, les convocations à l’Assemblée Générale doivent être adressées par le Conseil d’Administration dans les trente jours du dépôt de la demande écrite, l’Assemblée doit alors se tenir au plus tard quarante cinq après le dépôt de la demande écrite.
Les convocations doivent mentionner obligatoirement l’ordre du jour prévu et fixé par les soins du Conseil d’Administration. Dans le cas d’une Assemblée réunie à l’initiative des membres de l’association, l'ordre du jour doit comporter les points demandés par lesdits membres.
Elle est compétente pour la modification des statuts de l’association. Les résolutions portant sur la modification des statuts sont prises à la majorité des deux tiers des membres présents.
L’Assemblée est également compétente pour prononcer la dissolution, la liquidation et la dévolution des biens de l’association, selon les règles prévues aux articles 20, 26 et 27 des présents statuts.

Titre IV - RESSOURCES DE L’ASSOCIATION – COMPTABILITE

Article 24 : Ressources de l’association
Les ressources de l’association se composent :
1) Du produit des cotisations des membres.
2) Des subventions éventuelles de l’Etat, des régions, des départements, des communes, des établissements publics & des donations privées.
3) Du revenu des biens et valeurs appartenant à l’association.
4) Du produit des rétributions perçues pour services rendus.
5) Toutes autres ressources, recettes ou subventions qui ne sont pas interdites par les lois et règlements en vigueur.

Article 25 : Comptabilité
Il est tenu au jour le jour, une comptabilité en recettes et en dépenses pour l’enregistrement de toutes les opérations financières. Cette comptabilité sera tenue de préférence en partie double conformément au plan comptable général.

Titre V - DISSOLUTION DE L’ASSOCIATION

Article 26 : Dissolution
La dissolution est prononcée par une Assemblée Générale Extraordinaire convoquée spécialement à cet effet.
Les conditions de convocation et les modalités de tenue d’une telle Assemblée sont celles prévues à l’article 20 des présents statuts.
L’Assemblée Générale Extraordinaire doit comprendre, au moins, la moitié plus un des membres de l’association.
Si cette proportion n’est pas atteinte, l’Assemblée est convoquée à nouveau, mais à quinze jours au moins d’intervalle. Elle peut alors délibérer quel que soit le nombre des membres présents.
Dans tous les cas, la décision de dissolution est prise à la majorité des deux tiers des membres présents.
Le vote a lieu à mains levées sauf si le quart au moins des membres présents exige le vote secret.

Article 27 : Dévolution des biens
En cas de dissolution, l’Assemblée Générale Extraordinaire désigne un ou plusieurs liquidateurs.
L’actif net sera dévolu conformément à l’article 9 de la loi du 1er juillet 1901 et au décret du 16 août 1901.
En aucun cas, les membres de l’association ne pourront se voir attribuer une part quelconque des biens de l’association.
Les résolutions relevant du présent article sont prises à la majorité des deux tiers des membres présents.
Les votes ont lieu à mains levées, sauf si le quart au moins des membres présents exige le vote secret.

Titre VI - REGLEMENT INTERIEUR – FORMALITES ADMINISTRATIVES
Article 28 : Règlement intérieur
Un règlement intérieur peut être établi par le Conseil d’Administration qui le fait alors approuver par l’Assemblée Générale Ordinaire.
Ce règlement éventuel est destiné à fixer les modalités d’exécution des présents statuts, notamment celles qui ont trait à l’administration interne de l’association.
L’association s’engage à respecter celui de la Mairie ou de l’organisme nous mettant à disposition la salle fait foi.

Article 29 : Formalités administratives
Le Président doit accomplir toutes les formalités de déclaration et de publication prévues par la loi du 1er juillet 1901 et par le décret du 16 août 1901 tant au moment de la création de l’association qu’au cours de son existence ultérieure.

Le 2 juin 2024